Giữ các bảng độc lập tách biệt

Hai lưới, một trang

Sao kê, báo cáo và bảng giá thường đặt nhiều hơn một bảng trên một trang: danh sách giao dịch và bảng tóm tắt phí, bảng giá và bảng phí vận chuyển, một số dư và bảng chi tiết bên dưới. Mỗi bảng có tiêu đề riêng và thường có đơn vị riêng. Khi bị nối thành một lưới, các cột thẳng hàng về mặt hình ảnh nhưng mang nghĩa khác nhau, và mọi phép cộng trên một cột bị nối đều cộng những giá trị không liên quan.

Trước khi dọn tiêu đề hoặc chuẩn hóa số tiền, hãy xác định mỗi bảng bắt đầu và kết thúc ở đâu.

Ứng dụng tách bảng như thế nào

Khi ứng dụng Tablora đọc một trang PDF, ảnh hoặc bản quét, nó có thể trả về nhiều hơn một bảng từ cùng một trang. Mỗi bảng hiện ra thành một thẻ riêng có nhãn Trang n · n, cho biết số trang và vị trí của bảng trong tài liệu, và bảng được chọn hiển thị số hàng × cột của nó. Chế độ xem Nguồn · trang cho thấy vùng của trang mà bảng được chọn đến từ đó, để bạn kiểm tra ranh giới có nằm đúng chỗ bạn mong đợi hay không.

Các công cụ trên trình duyệt không đọc ảnh trang. Nếu bạn dán văn bản đến từ một trang có hai bảng, công cụ kiểm tra cấu trúc chỉ thấy một khối hàng và không thể biết một bảng kết thúc ở đâu.

Giữ các bảng tách biệt

• Với mỗi thẻ bảng, hãy so hàng đầu tiên với nguồn và xác nhận nó mang đúng tiêu đề của chính bảng đó.
• Kiểm tra đơn vị và tiền tệ theo từng bảng, không theo từng trang.
• Chỉ dùng Gộp trang cho các bảng nối tiếp nhau, như một danh sách giao dịch trải trên nhiều trang.
• Để giữ các bảng tách biệt trong tệp, hãy chọn Cả n bảng, mỗi bảng một sheet trong Xuất bảng, để mỗi bảng có trang tính riêng.
• Nếu hai bảng đã lỡ nằm chung một lưới, ví dụ bảng tóm tắt ngay dưới một danh sách, hãy bỏ các hàng thuộc bảng kia bằng Xóa hàng và ghi chú lại, hoặc tách lưới trong bảng tính sau khi xuất.

Một lưu ý khi gộp

Gộp trang quyết định gộp bảng nào chỉ dựa vào số cột. Mọi bảng có cùng số cột với bảng đầu tiên đều được nối vào nó, còn các bảng có số cột khác được để riêng. Vì vậy hai bảng không liên quan tình cờ đều có ba cột sẽ bị nối với nhau. Hãy xem mọi bảng trước và chỉ gộp khi chúng có cùng cấu trúc; nếu không, hãy xuất chúng thành các trang tính riêng.

Nếu bạn làm việc trên trình duyệt với văn bản được dán, hãy tách nó thành mỗi bảng một khối trước khi kiểm tra cấu trúc, chuẩn hóa hoặc kiểm tra tổng, và chỉ kết hợp kết quả sau khi bạn đã xác định các cột thực sự khớp nhau.