Tìm trang trùng trước khi tính tổng

Một trang bị đếm hai lần như thế nào

Bản trùng xuất hiện khi cùng một trang được chụp hai lần, khi một PDF được ghép từ các tệp xuất chồng lấn nhau, hoặc khi một báo cáo in lặp lại trang cuối của một phần ở đầu phần tiếp theo. Mỗi hàng bị lặp tự nó đều hợp lệ: ngày, mô tả và số tiền đều thật. Chỉ có tổ hợp là sai, và tổng của bảng ghép cao hơn đúng bằng khối bị lặp.

Cấu trúc bảng không để lộ điều gì. Các hàng có đúng độ rộng, các số phân tích được và các tiêu đề thẳng hàng.

Vì bản sao lặp lại cả một khối, sắp xếp bảng đã gộp theo ngày hoặc số tham chiếu có thể giúp dễ thấy hơn: mỗi bản ghi bị lặp khi đó nằm ngay cạnh bản sinh đôi của nó.

Các công cụ xóa gì và không xóa gì

Công cụ xóa các hàng tiêu đề lặp lại trên trình duyệt xóa những hàng bằng hàng tiêu đề đã chọn. Công cụ không bao giờ so các hàng dữ liệu với nhau, nên hai giao dịch giống hệt nhau đều được giữ. Trong ứng dụng Tablora, Gộp trang nối thêm các hàng của mọi bảng có cùng số cột và chỉ bỏ tiêu đề lặp lại ở đầu mỗi bảng phía sau. Vì vậy một trang bị lặp trở thành một khối bị lặp bên trong bảng đã gộp.

Quyết định bản nào là bản thật là một phán đoán về nguồn, nên việc đó thuộc về bạn.

Phát hiện bản trùng

• Trước khi gộp trong ứng dụng, hãy mở từng thẻ bảng có nhãn Trang n · n và so bản ghi đầu tiên và cuối cùng của mỗi trang.
• Tìm số trang, kỳ sao kê hoặc số dư lũy kế được in trên nguồn; số dư lũy kế bị nhảy lùi là dấu hiệu mạnh của một trang bị lặp.
• Kiểm tra xem có khối hàng nào lặp lại theo cùng thứ tự hay không, thay vì từng hàng giống nhau riêng lẻ, vì những hàng đó có thể là thật.
• Khi xác nhận có bản trùng, hãy xóa bản thừa trong ứng dụng bằng Xóa hàng, hoặc bỏ khối đó khỏi bản sao văn bản của bạn, và ghi chú lại những gì bạn đã bỏ.

Xác minh tổng đã sửa

Khi đã bỏ một bản, hãy nhập cột số tiền vào công cụ kiểm tra tổng thập phân, mỗi dòng một giá trị, với tổng của chính tài liệu trong Tổng dự kiến. Nếu Chênh lệch trước khi sửa bằng tổng của khối bị lặp và sau đó bằng không, thì bản trùng chính là nguyên nhân của khoảng chênh. Nếu vẫn chưa bằng không, hãy tìm nguyên nhân khác thay vì xóa thêm hàng.

Hai giao dịch giống hệt nhau trong cùng một ngày có thể là thật, như hai lần thanh toán thẻ bằng nhau. Chỉ xóa một hàng khi nguồn cho thấy nó chỉ có một lần.