Kiểm tra bản ghi trống mà không âm thầm xóa

Dòng trống trở thành gì sau khi phân tích

Khi bạn chép các hàng từ nhiều tệp xuất hoặc nhiều trang vào một khối văn bản, một dòng trống thường lọt vào giữa chúng. Công cụ kiểm tra cấu trúc không âm thầm bỏ nó. Một dòng trống thực sự nằm giữa hai bản ghi được phân tích thành một hàng có một ô trống, và hàng đó ở lại trong kết quả để bạn nhìn thấy.

Việc để nó hiện ra là quan trọng vì một dòng trống có thể mang ý nghĩa. Nó có thể đánh dấu nơi một trang hoặc một đợt kết thúc, có thể nằm đúng chỗ một bản ghi bị mất khi sao chép, hoặc chỉ là một sơ suất. Bộ phân tích không phân biệt được những trường hợp này; bạn thì có thể, bằng cách nhìn vào nguồn.

Tìm hàng bị ngắn

• Dán văn bản vào Văn bản bảng và chọn Dấu phân cách trường, hoặc để nguyên Phát hiện dấu phân cách.
• Nhấn Tính và xem Các hàng có độ rộng khác. Một dòng trống được tính ở đây vì nó có một ô thay vì độ rộng của tiêu đề.
• Dò bản xem trước để tìm hàng trống và ghi lại những gì nằm trước và sau nó.
• Mở tệp xuất hoặc trang gốc ở cùng vị trí và quyết định xem có bản ghi bị thiếu, khoảng trống là dấu ngăn cách, hay dòng đó nên bỏ đi.
• Sửa trên một bản sao văn bản của bạn, rồi nhấn Tính lại và xác nhận số đếm độ rộng đúng như bạn mong đợi.
• Nếu bạn nghĩ dòng trống đánh dấu ranh giới trang, hãy ghi lại bản ghi nào đứng sau nó trước khi xóa.

Ví dụ a,b qua các con số

Ví dụ trên trang là tiêu đề a,b, một dòng trống và bản ghi 1,2, với dấu phẩy làm Dấu phân cách trường. Công cụ kiểm tra cấu trúc báo cáo 3 hàng và 2 cột. Hàng 2 có 1 ô, nên Các hàng có độ rộng khác hiển thị 1. Không có gì được chuyển đổi và không ô nào bị đổi nội dung.

Có một chi tiết dễ bỏ sót: một ký tự xuống dòng duy nhất ở cuối văn bản không tạo thêm hàng. Chỉ dòng trống nằm giữa các bản ghi mới hiện ra thành hàng ngắn, nên một tệp sạch kết thúc bằng ký tự xuống dòng vẫn báo đúng số hàng.

Hàng trống trong ứng dụng và trong trình duyệt

Ứng dụng Tablora đọc bảng từ PDF, ảnh và bản quét, và bỏ qua các hàng và cột mà mọi ô đều trống, vì lề trang có thể trông giống ô trống. Nếu bạn cần giữ một khoảng trống, ví dụ giữa hai đợt, hãy ghi ranh giới đó vào ghi chú của bạn hoặc chia công việc thành các bảng riêng.

Trong công cụ trên trình duyệt, chỉ xóa dòng trống sau khi bạn đã kiểm tra nguồn. Xóa mọi hàng ngắn theo thói quen có thể nối hai đợt vốn phải tách riêng, hoặc che mất chỗ một bản ghi đã bị thất lạc.

Dữ liệu đầu vào

Văn bản bảng

a,b 1,2

Dấu phân cách trường

,

Kết quả

Các hàng

3

Các cột

2

Các hàng có độ rộng khác

1