Håll en tabellfotnot utanför talrutnätet

Hur fotnoter hamnar i rutnätet

Statistiktabeller, prislistor och bokslut har ofta noter direkt under tabellen: källor, definitioner, undantag och numrerade anmärkningar. När sidan görs om till celler kan de raderna läsas som ytterligare rader, ofta med all text i den första cellen. Fotnotstecken kan också fastna på värden, så att ett belopp lyder 12.50* eller har en liten siffra efter sig.

En fotnot är viktig för att tolka tabellen, men i rutnätet står den i vägen: den bryter tabellens bredd, den syns som text i en beloppskolumn och den kan räknas som en post.

Känn igen fotnotsrader

• I webbläsarens granskningsverktyg har en fotnotsrad som klistrats in med dina data oftast ett enda fält, så den räknas i Rader med annan bredd.
• I normaliseringsverktyget hålls ett belopp med ett tecken fäst vid sig, som 12.50*, inne under Värden att granska i stället för att konverteras.
• I appen Tablora, jämför de sista raderna i rutnätet med vyn Källa · sida; text under tabellen kan komma med som rader.
• Rader som börjar med en symbol eller en liten siffra följd av en mening är sällan data.
• I inklistrad text kan en fotnot som innehåller ett komma delas i två fält, så att den ser ut som en kort post snarare än en not.

Skilj noter från data

• Ha källsidan öppen medan du arbetar.
• Ta reda på var dataraderna slutar på sidan och markera den första fotnotsraden.
• I appen tar du bort fotnotsrader med Radera rad; tryck på ett belopp med ett tecken fäst vid sig, ta bort tecknet och tryck på Spara.
• I inklistrad text klipper du ut fotnotsraderna ur tabellen och sparar dem i en separat anteckning.
• Anteckna vilka värden som hade tecken, eftersom tecknet oftast säger något om just det värdet, till exempel att det är en uppskattning eller en reviderad siffra.
• Normalisera belopp eller kontrollera summor först därefter.

Platshållare som inte är fotnoter

Vissa tabeller skriver ett streck, n/a eller en bokstavskod i stället för ett värde och förklarar det i en fotnot. XLSX-exporten i appen Tablora räknar inte med sådana platshållare när den avgör om en kolumn innehåller tal, och lämnar dem som text. I webbläsarens normaliseringsverktyg hålls de inne för granskning precis som allt annat som inte är tal. Inget av verktygen gör om dem till noll, och det ska inte du heller göra: ett saknat värde och en nolla är olika fakta.

När allt är åtskilt, jämför antalet rader med källan en gång till. En tabell som slutar exakt där sidans data slutar är redo att exporteras.