Skilj källans precision från avrundning per rad

Två ärliga svar på en och samma summa

Fakturor, skattesammanställningar och lönelistor innehåller ofta belopp med fler decimaler än valutan tillåter. Ett system adderar de exakta värdena och avrundar summan; ett annat avrundar först varje rad och adderar sedan. Båda är legitima, och de kan skilja sig åt med ett öre eller mer på samma data. Vilket som gäller bestäms av den fakturerings-, skatte- eller redovisningsregel som ligger bakom dokumentet, inte av aritmetiken.

Summakontrollen adderar exakt de strängar du ger den och avrundar aldrig. Det gör den till ett bra verktyg för att se vilket steg en angiven summa använde.

Avvikelsen brukar växa med antalet rader. Varje rad som avrundas uppåt med en bråkdel av ett öre bidrar, så en lång faktura kan skilja sig med mer än ett öre mellan de två metoderna.

Steg för steg med exemplet 0.335

Sidans exempel matar in 0.335 och 0.335 med en Förväntad summa på 0.68. Beräknad summa är 0.670, Förväntad summa visas som 0.680 med samma skala, och Skillnad är -0.010. Summorna stämmer visar Nej.

Mata nu in raderna som de skulle se ut efter att var och en avrundats till två decimaler: 0.34 och 0.34. Med samma Förväntad summa på 0.68 blir Beräknad summa 0.68 och Skillnad 0.00. Den angivna siffran togs alltså fram genom att varje rad avrundades före additionen, inte genom att summan avrundades.

Testa vilket steg som användes

• Mata först in raderna med källans fulla precision och notera Skillnad.
• Mata sedan in raderna avrundade så som dokumentets regel säger, och beräkna igen.
• Jämför båda resultaten med den angivna summan; den version som stämmer visar vilket steg som användes.
• Skriv upp vilken regel du tillämpade, så att den som granskar siffrorna kan upprepa den.
• Om ingen av versionerna stämmer är avvikelsen ingen avrundningsfråga; leta efter en rad som saknas eller lästs fel.

Precisionsfällor att undvika

• Att kopiera värden från en kalkylbladskolumn som är formaterad med två decimaler: visningen kan dölja den tredje decimal som du behöver för den exakta körningen.
• Att blanda förhandsavrundade och exakta rader i samma körning.
• Att se en avvikelse på -0.010 som ett fel som ska rättas genom att lägga till en rad; det är det väntade resultatet av ett avrundningsval.
• Att utgå från en enda avrundningsmetod. Avrundning uppåt vid halva, avrundning till jämnt och trunkering kan ge olika radvärden; tillämpa den metod som din regel anger.
• I XLSX-exporten i appen Tablora blir belopp riktiga tal i igenkända talkolumner, och celler med decimaler får ett talformat med två decimaler, så ett värde som 0.335 kan visas som 0.34 medan cellen innehåller 0.335. Kontrollera cellens värde, inte bara visningen.

Indata

Ett värde per rad

0.335 0.335

Förväntad summa

0.68

Resultat

Beräknad summa

0.670

Skillnad

-0.010

Summorna stämmer

Nej