Håll oberoende tabeller åtskilda

Två rutnät, en sida

Kontoutdrag, rapporter och prislistor har ofta mer än en tabell på en sida: en transaktionslista och en avgiftssammanställning, en pristabell och en frakttabell, ett saldo och en uppdelning under det. Var och en har en egen rubrik och ofta egna enheter. Sammanfogade till ett rutnät ligger kolumnerna visuellt i linje men betyder olika saker, och varje summa över en sammanfogad kolumn adderar orelaterade värden.

Innan du rensar rubriker eller normaliserar belopp, ta reda på var varje tabell börjar och slutar.

Så skiljer appen tabellerna åt

När appen Tablora läser en PDF-sida, ett foto eller en skanning kan den hämta mer än en tabell från samma sida. Varje tabell visas som en egen flik med etiketten Sida n · n, som anger sidnumret och tabellens plats i dokumentet, och den valda tabellen visar sitt antal rader × kolumner. Vyn Källa · sida visar det område på sidan som den valda tabellen kom från, så att du kan kontrollera att gränsen ligger där du väntar dig.

Webbverktygen läser inga sidbilder. Om du klistrar in text från en sida med två tabeller ser granskningsverktyget ett enda block med rader och kan inte avgöra var den ena tabellen slutar.

Håll isär tabellerna

• Jämför den första raden i varje tabellflik med källan och bekräfta att den har just den tabellens rubrik.
• Kontrollera enheter och valutor per tabell, inte per sida.
• Använd Slå ihop sidor bara för tabeller som fortsätter varandra, till exempel en transaktionslista som sträcker sig över flera sidor.
• För att hålla isär tabellerna i filen väljer du Alla n tabeller, ett blad per tabell i Exportera tabell, så att varje tabell får ett eget blad.
• Om två tabeller ändå hamnade i samma rutnät, till exempel en sammanställning direkt under en lista, radera raderna som hör till den andra tabellen med Radera rad och anteckna dem, eller dela upp rutnätet i kalkylbladet efter exporten.

En varning om sammanslagning

Slå ihop sidor bestämmer vilka tabeller som ska sammanfogas enbart utifrån antalet kolumner. Varje tabell med lika många kolumner som den första tabellen läggs till efter den, och tabeller med ett annat antal hålls separata. Två orelaterade tabeller som råkar ha tre kolumner var skulle därför slås ihop. Titta på varje tabell först och slå bara ihop när de har samma struktur; exportera dem annars som separata blad.

Arbetar du i webbläsaren med inklistrad text, dela upp den i ett block per tabell innan du granskar, normaliserar eller kontrollerar summor, och kombinera resultaten först när du har definierat kolumner som verkligen motsvarar varandra.