Procurar uma página duplicada antes de somar

Como uma página é contada duas vezes

As duplicatas aparecem quando a mesma página é fotografada duas vezes, quando um PDF é montado a partir de exportações sobrepostas ou quando um relatório impresso repete a última página de uma seção no início da seguinte. Cada linha duplicada é válida por si só: as datas, descrições e valores são reais. Só a combinação está errada, e o total da tabela combinada fica alto demais exatamente no valor do bloco duplicado.

Nada na estrutura da tabela denuncia isso. As linhas têm a largura certa, os números são lidos e os cabeçalhos se alinham.

Como a cópia repete um bloco inteiro, ordenar a tabela combinada por data ou por referência pode facilitar a visualização: cada registro duplicado fica logo ao lado do seu gêmeo.

O que as ferramentas removem e o que não removem

A remoção de cabeçalhos repetidos no navegador tira as linhas iguais à linha de cabeçalho escolhida. Ela nunca compara linhas de dados entre si, então duas transações idênticas continuam ambas. No app Tablora, “Juntar páginas” acrescenta as linhas de todas as tabelas com o mesmo número de colunas e descarta apenas um cabeçalho repetido no topo de cada tabela posterior. Uma página duplicada vira, portanto, um bloco duplicado dentro da tabela combinada.

Decidir qual cópia é a verdadeira é um julgamento sobre a origem, então essa decisão fica com você.

Encontrando a duplicata

• Antes de juntar no app, abra cada aba de tabela com o rótulo Página n · n e compare o primeiro e o último registro de cada página.
• Procure números de página, períodos do extrato ou saldos acumulados impressos na origem; um saldo acumulado que volta para trás é um forte sinal de página repetida.
• Procure um bloco de linhas que se repete na mesma ordem, e não linhas idênticas isoladas, que podem ser legítimas.
• Quando confirmar uma duplicata, apague a cópia extra no app com “Apagar linha”, ou remova o bloco da sua cópia do texto, e anote o que você removeu.

Conferindo o total corrigido

Depois de eliminar uma das cópias, insira a coluna de valores no verificador de somas decimais, um valor por linha, com o total do próprio documento em “Total esperado”. Se a “Diferença” antes da correção era igual à soma do bloco duplicado e passa a ser zero, a duplicata explicava a diferença. Se ainda não for zero, procure outra causa em vez de remover mais linhas.

Duas transações idênticas no mesmo dia podem ser legítimas, como dois pagamentos iguais com cartão. Remova uma linha só quando a origem a mostrar uma única vez.