Onafhankelijke tabellen gescheiden houden

Twee rasters, één pagina

Afschriften, rapporten en prijslijsten zetten vaak meer dan één tabel op een pagina: een transactielijst en een overzicht van kosten, een prijstabel en een verzendtabel, een saldo met een uitsplitsing eronder. Elke tabel heeft een eigen koprij en vaak eigen eenheden. Samengevoegd tot één raster staan de kolommen visueel onder elkaar maar betekenen ze iets anders, en elke som over een samengevoegde kolom telt waarden op die niets met elkaar te maken hebben.

Stel daarom eerst vast waar elke tabel begint en eindigt, voordat je koprijen opschoont of bedragen normaliseert.

Hoe de app tabellen scheidt

Leest de Tablora-app een pdf-pagina, foto of scan, dan kan hij van dezelfde pagina meer dan één tabel opleveren. Elke tabel verschijnt als een eigen label met het opschrift Pagina n · n, dat het paginanummer en de positie van de tabel in het document aangeeft, en de geselecteerde tabel toont haar aantal rijen × kolommen. De weergave Bron · pagina laat het gebied van de pagina zien waar de geselecteerde tabel vandaan komt, zodat je kunt controleren dat de grens ligt waar je die verwacht.

De browsertools lezen geen paginabeelden. Plak je tekst die van een pagina met twee tabellen komt, dan ziet de structuurcontrole één blok rijen en kan ze niet vaststellen waar de ene tabel ophoudt.

Tabellen gescheiden houden

• Vergelijk voor elk tabellabel de eerste rij met de bron en controleer dat die de eigen koprij van die tabel draagt.
• Controleer eenheden en valuta's per tabel, niet per pagina.
• Gebruik Pagina's samenvoegen alleen voor tabellen die elkaar voortzetten, zoals één transactielijst die over meerdere pagina's loopt.
• Om tabellen in het bestand gescheiden te houden, kies je in Tabel exporteren de optie Alle n tabellen, elk op een eigen werkblad, zodat elke tabel een eigen blad krijgt.
• Kwamen er toch twee tabellen in één raster terecht, bijvoorbeeld een overzicht direct onder een lijst, verwijder dan de rijen van de andere tabel met Rij verwijderen en noteer ze, of splits het raster na het exporteren in je spreadsheet.

Voorzichtig met samenvoegen

Pagina's samenvoegen bepaalt alleen op grond van het aantal kolommen welke tabellen samengaan. Elke tabel met evenveel kolommen als de eerste tabel wordt eraan toegevoegd, en tabellen met een ander aantal blijven apart. Twee tabellen zonder verband die toevallig elk drie kolommen hebben, zouden dus worden samengevoegd. Bekijk eerst elke tabel en voeg alleen samen als ze hetzelfde schema delen; exporteer ze anders als aparte bladen.

Werk je in de browser met geplakte tekst, splits die dan in één blok per tabel voordat je gaat controleren, normaliseren of totalen nagaan, en combineer resultaten pas nadat je kolommen hebt vastgelegd die echt overeenkomen.