独立した表を分けて扱う

1ページに2つの表

明細、報告書、価格表では、1ページに複数の表を載せることがよくあります。取引一覧と手数料の概要、価格表と送料の表、残高とその下の内訳などです。それぞれに独自の見出しがあり、単位も違うことがよくあります。1つの表にまとめると、列は見た目こそそろいますが意味は異なり、まとめた列の合計は無関係な値を足し合わせたものになります。

見出しを整えたり金額を統一したりする前に、それぞれの表がどこで始まりどこで終わるかを確かめてください。

アプリが表を分ける仕組み

TabloraアプリはPDFのページ、写真、スキャンを読み取るとき、同じページから複数の表を返すことがあります。それぞれが「nページ · n」と表示された独立したチップとして現れ、ページ番号と書類内での表の位置を示します。選んだ表には「行 × 列」の数が表示されます。「出典 · ページ」の表示には選んだ表が取り出されたページの範囲が示されるので、境目が想定どおりの位置にあるか確認できます。

ブラウザのツールはページの画像を読み取りません。2つの表があるページから来たテキストを貼り付けると、検査ツールは1つの行のまとまりとして扱い、どこで表が終わるかを判断できません。

表を分けておく

• 表のチップごとに1行目を元データと比べ、その表自身の見出しになっていることを確かめます。
• 単位と通貨は、ページごとではなく表ごとに確認します。
• 「ページを結合」は、複数ページにわたる1つの取引一覧のように、互いの続きになっている表にだけ使います。
• ファイル内で表を分けておくには、「表を書き出す」で「全n個の表、各シートに1つずつ」を選びます。表ごとに専用のシートができます。
• 一覧のすぐ下に概要があるなど、2つの表が1つの表に入ってしまった場合は、「行を削除」で別の表に属する行を消して記録しておくか、書き出した後に表計算ソフトで表を分けます。

結合の注意点

「ページを結合」は、どの表をつなげるかを列数だけで判断します。最初の表と列数が同じ表はすべてそこに追加され、列数の違う表は別のまま残ります。そのため、たまたまどちらも3列の無関係な2つの表がつながってしまうことがあります。まずすべての表を確認し、構成が同じ場合にだけ結合してください。そうでなければ、別々のシートとして書き出します。

ブラウザで貼り付けたテキストを扱う場合は、確認、統一、合計の照合の前に表ごとのまとまりに分け、本当に一致する列を定めてから結果をまとめてください。