合計の前にページの重複を確認する

ページが二重に数えられるわけ

重複が生じるのは、同じページを2回撮影したとき、重なり合う書き出しからPDFを組み立てたとき、印刷された報告書が前の節の最後のページを次の節の先頭で繰り返しているときなどです。重複した行はどれも単独では正しく、日付も内容も金額も本物です。間違っているのは組み合わせだけで、まとめた表の合計は、重複したまとまりの分だけちょうど多くなります。

表の構造からは何も分かりません。行の幅は正しく、数値は解析でき、見出しもそろっています。

重複はまとまり全体を繰り返すので、まとめた表を日付や参照番号で並べ替えると見つけやすくなります。重複したレコードがそれぞれ、対になるレコードのすぐ隣に並ぶからです。

ツールが削除するもの、しないもの

ブラウザの繰り返しの見出し行の削除ツールは、選んだ見出し行と一致する行を取り除きます。データの行どうしを比べることはないため、まったく同じ取引が2つあっても両方残ります。Tabloraアプリの「ページを結合」は、列数が同じすべての表の行をつなげ、後の各表の先頭にある繰り返しの見出しだけを削除します。そのため、重複したページは結合した表の中で重複したまとまりになります。

どちらが本物かを決めるのは元データについての判断なので、利用者に委ねられます。

重複を見つける

• アプリで結合する前に、「nページ · n」と表示された表のチップをそれぞれ開き、各ページの最初と最後のレコードを比べます。
• 元データに印刷されたページ番号、明細の期間、残高の推移を確認します。残高が前の値に戻っていれば、ページが繰り返されている強いサインです。
• 1行ずつの同じ行ではなく、同じ順序で繰り返される行のまとまりを探します。同じ行が1つだけあるのは本物の場合もあります。
• 重複を確認できたら、アプリでは「行を削除」で余分なコピーを消すか、テキストのコピーからそのまとまりを取り除き、何を削除したかを記録しておきます。

修正後の合計を確かめる

片方のコピーを消したら、金額の列を1行に1つずつ小数の合計照合ツールに入力し、書類に記載された合計を「照合する合計」に入れます。修正前の「差」が重複したまとまりの合計と等しく、修正後にゼロになれば、差の原因は重複だったということです。それでもゼロにならなければ、さらに行を消すのではなく、別の原因を探してください。

同じ日にまったく同じ取引が2つあるのは、同額のカード払いが2回あった場合のように本物のこともあります。元データに1回しか載っていない場合にだけ、行を削除してください。