Cercare pagine duplicate prima di sommare

Come una pagina viene contata due volte

I duplicati compaiono quando la stessa pagina viene fotografata due volte, quando un PDF viene composto da esportazioni che si sovrappongono o quando un report stampato ripete l’ultima pagina di una sezione all’inizio della successiva. Ogni riga duplicata è valida di per sé: date, descrizioni e importi sono reali. È sbagliata solo la combinazione, e il totale della tabella unita risulta troppo alto esattamente dell’importo del blocco duplicato.

Nulla nella struttura della tabella lo rivela. Le righe hanno la larghezza giusta, i numeri vengono letti correttamente e le intestazioni sono allineate.

Dato che la copia ripete un intero blocco, ordinare la tabella unita per data o per riferimento può renderla più evidente: ogni record duplicato finisce subito accanto al suo gemello.

Che cosa rimuovono gli strumenti e che cosa no

Nel browser, lo strumento per rimuovere le intestazioni ripetute elimina le righe uguali alla riga di intestazione scelta. Non confronta mai tra loro le righe di dati, quindi due transazioni identiche restano entrambe. Nell’app Tablora, «Unisci pagine» accoda le righe di ogni tabella con lo stesso numero di colonne e scarta solo un’intestazione ripetuta in cima a ciascuna tabella successiva. Una pagina duplicata diventa quindi un blocco duplicato all’interno della tabella unita.

Decidere quale copia sia quella vera è una valutazione sulla fonte, quindi spetta a te.

Individuare il duplicato

• Prima di unire nell’app, apri ogni scheda di tabella con l’etichetta Pagina n · n e confronta il primo e l’ultimo record di ogni pagina.
• Cerca numeri di pagina, periodi dell’estratto conto o saldi progressivi stampati sulla fonte; un saldo progressivo che torna indietro è un forte segnale di pagina ripetuta.
• Cerca un blocco di righe che si ripete nello stesso ordine, più che singole righe identiche, che possono essere autentiche.
• Quando confermi un duplicato, elimina la copia in eccesso nell’app con «Elimina riga», oppure togli il blocco dalla tua copia del testo, e annota che cosa hai rimosso.

Verificare il totale corretto

Una volta eliminata una delle copie, inserisci la colonna degli importi nel verificatore di somme decimali, un valore per riga, con il totale del documento in «Totale previsto». Se la «Differenza» prima della correzione era uguale alla somma del blocco duplicato e dopo è zero, era il duplicato a spiegare lo scarto. Se non è ancora zero, cerca un’altra causa invece di togliere altre righe.

Due transazioni identiche nello stesso giorno possono essere autentiche, per esempio due pagamenti con carta dello stesso importo. Togli una riga solo quando la fonte la mostra una volta sola.