Garder une note de bas de tableau hors de la grille numérique

Comment les notes se glissent dans la grille

Les tableaux statistiques, les listes de prix et les états financiers placent des notes juste sous le tableau : sources, définitions, exclusions, remarques numérotées. Quand la page est transformée en cellules, ces lignes peuvent être lues comme des lignes supplémentaires, souvent avec tout le texte dans la première cellule. Les appels de note peuvent aussi rester collés aux valeurs : un montant se lit alors 12.50* ou porte un petit chiffre à sa suite.

Une note compte pour interpréter le tableau, mais dans la grille elle gêne : elle casse la largeur du tableau, apparaît comme du texte dans une colonne de montants et peut être comptée comme un enregistrement.

Reconnaître les lignes de notes

• Dans l’outil d’examen du navigateur, une ligne de note collée avec les données n’a généralement qu’un champ : elle s’ajoute donc à « Lignes de largeur différente ».
• Dans l’outil de normalisation, un montant accompagné d’un appel de note, comme 12.50*, est compté dans « Valeurs laissées à vérifier » au lieu d’être converti.
• Dans l’app Tablora, comparez les dernières lignes de la grille avec la vue Source · page ; le texte situé sous le tableau peut être repris comme des lignes.
• Les lignes qui commencent par un symbole ou un petit chiffre suivi d’une phrase sont rarement des données.
• Dans un texte collé, une note qui contient une virgule peut se couper en deux champs et ressembler alors à un enregistrement court plutôt qu’à une note.

Séparer les notes des données

• Gardez la page source ouverte pendant que vous travaillez.
• Repérez où se terminent les lignes de données sur la page et marquez la première ligne de note.
• Dans l’app, supprimez les lignes de notes avec « Supprimer la ligne » ; touchez un montant accompagné d’un appel de note, retirez l’appel et validez avec « Enregistrer ».
• Dans un texte collé, coupez les lignes de notes hors du tableau et gardez-les dans une note séparée.
• Notez quelles valeurs portaient des appels de note, car l’appel signale généralement quelque chose sur la valeur, comme une estimation ou un chiffre révisé.
• Ce n’est qu’ensuite que vous normalisez les montants ou vérifiez les totaux.

Des caractères de remplacement qui ne sont pas des notes

Certains tableaux impriment un tiret, n/a ou un code lettre à la place d’une valeur, et l’expliquent dans une note. L’export XLSX de l’app Tablora ne compte pas ces caractères de remplacement quand il détermine si une colonne contient des nombres, et les laisse en texte. Dans l’outil de normalisation du navigateur, ils sont mis de côté pour vérification comme toute autre valeur non numérique. Aucun des deux outils ne les transforme en zéro, et vous ne devriez pas le faire non plus : une valeur manquante et un zéro sont deux faits différents.

Une fois tout séparé, comparez encore une fois le nombre de lignes avec la source. Un tableau qui s’arrête exactement là où s’arrêtent les données de la page est prêt à être exporté.