Repérer une page en double avant d’additionner

Comment une page est comptée deux fois

Les doublons apparaissent quand la même page est photographiée deux fois, quand un PDF est assemblé à partir d’exports qui se chevauchent, ou quand un rapport imprimé répète la dernière page d’une section au début de la suivante. Chaque ligne en double est valable en soi : les dates, les libellés et les montants sont réels. Seule la combinaison est fausse, et le total du tableau réuni est trop élevé exactement du montant du bloc dupliqué.

Rien dans la structure du tableau ne le trahit. Les lignes ont la bonne largeur, les nombres sont lus correctement et les en-têtes sont alignés.

Comme la copie répète tout un bloc, trier le tableau réuni par date ou par référence peut la rendre plus visible : chaque enregistrement en double se retrouve alors juste à côté de son jumeau.

Ce que les outils retirent, et ce qu’ils laissent

Dans le navigateur, l’outil de suppression des en-têtes répétés retire les lignes égales à la ligne d’en-tête choisie. Il ne compare jamais les lignes de données entre elles : deux transactions identiques restent donc toutes les deux. Dans l’app Tablora, « Fusionner » ajoute à la suite les lignes de chaque tableau ayant le même nombre de colonnes et ne retire qu’un en-tête répété en haut de chaque tableau suivant. Une page en double devient donc un bloc en double dans le tableau fusionné.

Décider quelle copie est la bonne relève d’un jugement sur la source : cette décision vous revient.

Repérer le doublon

• Avant de fusionner dans l’app, ouvrez chaque onglet de tableau intitulé Page n · n et comparez le premier et le dernier enregistrement de chaque page.
• Cherchez les numéros de page, les périodes de relevé ou les soldes cumulés imprimés sur la source ; un solde cumulé qui revient en arrière est un indice fort de page répétée.
• Cherchez un bloc de lignes qui se répète dans le même ordre, plutôt que des lignes identiques isolées, qui peuvent être authentiques.
• Quand vous confirmez un doublon, supprimez la copie en trop dans l’app avec « Supprimer la ligne », ou retirez le bloc de votre copie du texte, et notez ce que vous avez retiré.

Vérifier le total corrigé

Une fois l’une des copies retirée, saisissez la colonne des montants dans le vérificateur de sommes décimales, une valeur par ligne, avec le total du document dans « Total attendu ». Si la « Différence » avant la correction était égale à la somme du bloc dupliqué et qu’elle vaut zéro après, c’est bien le doublon qui expliquait l’écart. Si elle n’est toujours pas nulle, cherchez une autre cause au lieu de supprimer d’autres lignes.

Deux transactions identiques le même jour peuvent être authentiques, par exemple deux paiements par carte du même montant. Ne supprimez une ligne que si la source ne la montre qu’une fois.