Refuser des signes contradictoires

Deux marques de signe dans un même montant

Les exports comptables indiquent les montants négatifs de plusieurs façons : un moins au début, un moins à la fin, des parenthèses ou un suffixe DR. Les ennuis commencent quand deux d’entre elles tombent sur la même valeur, comme dans (-100). Prises à la lettre, deux inversions rendraient le montant positif, ce qui n’est presque jamais ce que voulait l’auteur. Le plus souvent, la valeur a été mise en forme deux fois, ou le moins a été tapé à la main dans une cellule qui affichait déjà des parenthèses.

L’outil de normalisation compte les marques de signe. Les parenthèses, un plus ou un moins au début, un moins à la fin, CR et DR comptent chacun pour une. Si une valeur en porte plusieurs, elle est refusée et aucun nombre n’est produit. Il en va de même pour -125.00 CR ou (125.00 DR).

Ce contrôle a lieu avant l’interprétation des chiffres : il ne dépend donc pas de vos réglages de séparateurs. Le même (-100) est mis de côté, que vous choisissiez le point ou la virgule comme séparateur décimal. Une valeur mise de côté n’atteint jamais le résultat converti, ce qui évite qu’une seule cellule douteuse inverse le signe dans le total d’une colonne sans que vous le remarquiez.

Ce que devient (-100)

Avec « Séparateur décimal » sur . et « Séparateur de groupes de chiffres » sur la virgule, la valeur source (-100) n’est pas convertie. « Cellules converties » affiche 0 pour elle et « Valeurs laissées à vérifier » affiche 1. La cellule de l’aperçu comme celle du fichier obtenu avec « Télécharger (CSV) » indiquent toujours (-100) : rien ne devient zéro et rien ne disparaît d’une somme ultérieure.

Lever le conflit

• Retrouvez la valeur dans le relevé, la facture ou le rapport d’origine, pas dans une copie intermédiaire.
• Consultez la légende du document ou les notes de colonne pour savoir comment les négatifs y sont indiqués.
• Si la source montre un seul montant négatif, réécrivez la cellule avec une seule marque, par exemple -100 ou (100).
• Si vous ne pouvez pas confirmer le sens, laissez la valeur hors des totaux et signalez-la à la personne responsable des données.
• Appuyez de nouveau sur « Calculer » et vérifiez que « Valeurs laissées à vérifier » a baissé pour cette cellule.

Si le tableau vient d’une photo ou d’un PDF

L’export XLSX de l’app Tablora fait sa propre lecture des nombres pour les colonnes qu’il traite comme numériques, et il n’effectue pas ce contrôle de conflit : chaque marque de signe inverse le signe, si bien que (-100) serait écrit 100. Si vous voyez une valeur de ce type dans l’app, touchez la cellule, saisissez le montant que vous avez vérifié sur la page et appuyez sur « Enregistrer » avant d’exporter.

Une cellule modifiée à la main n’est plus signalée comme à vérifier : faites donc d’abord la comparaison, puis la modification.

Données d’entrée

Données d’entrée

(-100)

Séparateur décimal

.

Séparateur de groupes de chiffres

,

Résultats

Résultats

(-100)

Cellules converties

0

Valeurs laissées à vérifier

1

Les indicateurs négatifs contradictoires sont refusés. La valeur source reste à vérifier plutôt que d’être devinée ou traitée comme zéro.