Pidä taulukon alaviite lukuruudukon ulkopuolella

Miten alaviitteet päätyvät ruudukkoon

Tilastotaulukot, hinnastot ja tilinpäätökset sijoittavat huomautuksia heti taulukon alle: lähteitä, määritelmiä, poikkeuksia ja numeroituja huomioita. Kun sivu muutetaan soluiksi, nämä rivit voidaan lukea lisäriveiksi, usein niin, että koko teksti on ensimmäisessä solussa. Alaviitemerkit voivat myös tarttua arvoihin, jolloin summa näkyy muodossa 12.50* tai sen perässä on pieni numero.

Alaviite on tärkeä taulukon tulkinnalle, mutta ruudukon sisällä se on tiellä: se rikkoo taulukon leveyden, näkyy tekstinä summasarakkeessa ja voidaan laskea tietueeksi.

Alaviiterivien tunnistaminen

• Selaimen tarkastustyökalussa datan mukana liitetyssä alaviiterivissä on yleensä yksi kenttä, joten se kasvattaa kohtaa Erilevyiset rivit.
• Yhtenäistämistyökalussa summa, johon on tarttunut merkki, kuten 12.50*, jätetään kohtaan Tarkistettavat arvot eikä sitä muunneta.
• Tablora-sovelluksessa vertaa ruudukon viimeisiä rivejä Lähde · sivu -näkymään; taulukon alapuolinen teksti voi tarttua mukaan riveinä.
• Rivit, jotka alkavat symbolilla tai pienellä numerolla ja jatkuvat virkkeellä, ovat harvoin dataa.
• Liitetyssä tekstissä pilkun sisältävä alaviite voi jakautua kahteen kenttään, jolloin se voi näyttää lyhyeltä tietueelta eikä huomautukselta.

Huomautusten erottaminen datasta

• Pidä lähdesivu auki työskennellessäsi.
• Selvitä, mihin datarivit sivulla päättyvät, ja merkitse ensimmäinen alaviiterivi.
• Poista sovelluksessa alaviiterivit toiminnolla Poista rivi; napauta summaa, johon on tarttunut merkki, poista merkki ja napauta Tallenna.
• Leikkaa liitetyssä tekstissä alaviiterivit pois taulukosta ja säilytä ne erillisessä muistiinpanossa.
• Kirjaa, missä arvoissa oli merkkejä, koska merkki kertoo yleensä jotain juuri siitä arvosta, esimerkiksi että kyse on arviosta tai tarkistetusta luvusta.
• Yhtenäistä summat tai tarkista summat vasta sitten.

Paikkamerkit, jotka eivät ole alaviitteitä

Jotkin taulukot tulostavat arvon tilalle viivan, merkinnän n/a tai kirjainkoodin ja selittävät sen alaviitteessä. Tablora-sovelluksen XLSX-vienti ei ota tällaisia paikkamerkkejä huomioon päättäessään, sisältääkö sarake lukuja, ja jättää ne tekstiksi. Selaimen yhtenäistämistyökalussa ne jätetään tarkistettaviksi kuten mikä tahansa muu, joka ei ole luku. Kumpikaan työkalu ei muuta niitä nolliksi, eikä sinunkaan pidä: puuttuva arvo ja nolla ovat eri tosiasioita.

Kun kaikki on erotettu, vertaa rivien määrää lähteeseen vielä kerran. Taulukko, joka päättyy täsmälleen siihen, mihin sivun data päättyy, on valmis vietäväksi.