Pidä itsenäiset taulukot erillään

Kaksi ruudukkoa, yksi sivu

Tiliotteissa, raporteissa ja hinnastoissa on sivulla usein useampi kuin yksi taulukko: tapahtumaluettelo ja maksuyhteenveto, hintataulukko ja toimitustaulukko, saldo ja sen erittely alla. Kullakin on oma otsikkonsa ja usein omat yksikkönsä. Yhdeksi ruudukoksi yhdistettyinä sarakkeet asettuvat näennäisesti kohdakkain mutta tarkoittavat eri asioita, ja jokainen yhdistetyn sarakkeen summa laskee yhteen toisiinsa liittymättömiä arvoja.

Ennen kuin siivoat otsikoita tai yhtenäistät summia, selvitä, mistä kukin taulukko alkaa ja mihin se päättyy.

Näin sovellus erottaa taulukot

Kun Tablora-sovellus lukee PDF-sivun, valokuvan tai skannauksen, se voi palauttaa samalta sivulta useamman kuin yhden taulukon. Kukin näkyy omana valintanaan nimellä Sivu n · n, joka kertoo sivunumeron ja taulukon sijainnin asiakirjassa, ja valitulle taulukolle näytetään sen rivien × sarakkeiden määrä. Lähde · sivu -näkymä näyttää sivun alueen, josta valittu taulukko on peräisin, joten voit tarkistaa, että raja on siellä, missä odotat.

Selaintyökalut eivät lue sivukuvia. Jos liität tekstiä sivulta, jolla on kaksi taulukkoa, tarkastustyökalu näkee yhden rivilohkon eikä voi tietää, mihin toinen taulukko päättyy.

Taulukoiden pitäminen erillään

• Vertaa kunkin taulukkovalinnan ensimmäistä riviä lähteeseen ja varmista, että siinä on juuri sen taulukon oma otsikko.
• Tarkista yksiköt ja valuutat taulukkokohtaisesti, ei sivukohtaisesti.
• Käytä toimintoa Yhdistä sivut vain taulukoille, jotka jatkavat toisiaan, kuten yhdelle usealle sivulle jakautuneelle tapahtumaluettelolle.
• Pitääksesi taulukot erillään tiedostossa valitse kohdassa Vie taulukko vaihtoehto Kaikki n taulukkoa omille välilehdilleen, jolloin jokainen taulukko saa oman välilehtensä.
• Jos kaksi taulukkoa päätyi silti samaan ruudukkoon, esimerkiksi yhteenveto suoraan luettelon alle, poista toiseen taulukkoon kuuluvat rivit toiminnolla Poista rivi ja kirjaa ne, tai jaa ruudukko taulukkolaskennassa viennin jälkeen.

Varoitus yhdistämisestä

Yhdistä sivut päättää yhdistettävät taulukot pelkän sarakemäärän perusteella. Jokainen taulukko, jossa on yhtä monta saraketta kuin ensimmäisessä taulukossa, liitetään sen perään, ja eri sarakemäärän taulukot jäävät erilleen. Kaksi toisiinsa liittymätöntä taulukkoa, joissa sattuu olemaan kolme saraketta kummassakin, yhdistettäisiin siis. Katso ensin jokainen taulukko ja yhdistä vain, kun niiden rakenne on sama; muussa tapauksessa vie ne erillisinä välilehtinä.

Jos työskentelet selaimessa liitetyn tekstin kanssa, jaa se yhdeksi lohkoksi taulukkoa kohden ennen tarkastusta, yhtenäistämistä tai summien tarkistusta, ja yhdistä tulokset vasta, kun olet määrittänyt sarakkeet, jotka todella vastaavat toisiaan.