Unabhängige Tabellen getrennt halten

Zwei Raster, eine Seite

Auszüge, Berichte und Preislisten setzen oft mehr als eine Tabelle auf eine Seite: eine Buchungsliste und eine Gebührenübersicht, eine Preistabelle und eine Versandtabelle, einen Saldo und eine Aufschlüsselung darunter. Jede hat ihre eigene Kopfzeile und oft eigene Einheiten. In einem gemeinsamen Raster stehen die Spalten optisch untereinander, bedeuten aber Verschiedenes, und jede Summe über eine zusammengelegte Spalte addiert Werte, die nichts miteinander zu tun haben.

Bevor Sie Kopfzeilen bereinigen oder Beträge vereinheitlichen, klären Sie, wo jede Tabelle beginnt und endet.

Wie die App Tabellen trennt

Wenn die Tablora-App eine PDF-Seite, ein Foto oder einen Scan liest, kann sie mehrere Tabellen von derselben Seite liefern. Jede erscheint als eigene Marke mit der Beschriftung Seite n · n, die die Seitenzahl und die Position der Tabelle im Dokument angibt, und die ausgewählte Tabelle zeigt ihre Größe als Zeilen × Spalten. Die Ansicht Quelle · Seite zeigt den Bereich der Seite, aus dem die ausgewählte Tabelle stammt, sodass Sie prüfen können, ob die Grenze dort liegt, wo Sie sie erwarten.

Die Browser-Werkzeuge lesen keine Seitenbilder. Fügen Sie Text von einer Seite mit zwei Tabellen ein, sieht die Strukturprüfung einen einzigen Block von Zeilen und kann nicht erkennen, wo eine Tabelle endet.

Tabellen getrennt halten

• Vergleichen Sie für jede Tabellenmarke die erste Zeile mit der Quelle und vergewissern Sie sich, dass sie die eigene Kopfzeile dieser Tabelle trägt.
• Prüfen Sie Einheiten und Währungen pro Tabelle, nicht pro Seite.
• Verwenden Sie Seiten verbinden nur für Tabellen, die einander fortsetzen, etwa eine Buchungsliste, die sich über mehrere Seiten zieht.
• Um Tabellen in der Datei getrennt zu halten, wählen Sie unter Tabelle exportieren die Option Alle n Tabellen, je ein Blatt, damit jede Tabelle ein eigenes Blatt bekommt.
• Sind doch zwei Tabellen in einem Raster gelandet, etwa eine Übersicht direkt unter einer Liste, entfernen Sie die Zeilen der anderen Tabelle mit Zeile löschen und notieren Sie sie, oder teilen Sie das Raster nach dem Export in Ihrer Tabellenkalkulation auf.

Vorsicht beim Verbinden

Seiten verbinden entscheidet allein nach der Spaltenzahl, welche Tabellen zusammengefügt werden. Jede Tabelle mit derselben Spaltenzahl wie die erste wird an diese angehängt, Tabellen mit anderer Spaltenzahl bleiben getrennt. Zwei Tabellen ohne Zusammenhang, die zufällig je drei Spalten haben, würden also verbunden. Sehen Sie sich zuerst jede Tabelle an und verbinden Sie nur, wenn sie gleich aufgebaut sind; andernfalls exportieren Sie sie als getrennte Blätter.

Arbeiten Sie im Browser mit eingefügtem Text, teilen Sie ihn vor dem Prüfen, Vereinheitlichen oder Summenabgleich in einen Block pro Tabelle auf, und führen Sie Ergebnisse erst zusammen, wenn Sie Spalten festgelegt haben, die wirklich zueinander passen.